Con la Circolare n. 15/E del 22/12/2025, l’Agenzia delle Entrate ha fornito un quadro organico delle novità fiscali in materia di rimborsi spese di trasferta, con particolare riferimento ai redditi di lavoro dipendente, ai redditi assimilati e, per alcuni aspetti, anche al lavoro autonomo e al reddito d’impresa.
Il tema è di particolare interesse operativo per le aziende, perché le modifiche introdotte tra il 2024 e il 2025 incidono direttamente sulla gestione delle note spese, sulla corretta tassazione dei rimborsi e sulla deducibilità dei costi. Il punto centrale è rappresentato dalla tracciabilità dei pagamenti, che diventa, in molti casi, condizione necessaria per evitare la tassazione in capo al lavoratore e per consentire la deduzione del costo da parte dell’impresa.
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Trasferte NEL Comune: si amplia l’esenzione per viaggio e trasporto
Una prima novità rilevante riguarda le trasferte effettuate all’interno del Comune in cui si trova la sede di lavoro. In passato, le indennità e i rimborsi per trasferte nel territorio comunale concorrevano generalmente a formare il reddito del lavoratore, salvo il caso dei rimborsi di trasporto comprovati da documenti provenienti dal vettore.
Il D. Lgs. n. 192/2024 ha modificato questa impostazione, prevedendo che non concorrano a formare reddito i rimborsi delle spese di viaggio e trasporto, anche nel Comune, purché siano comprovate e documentate.
La circolare chiarisce quindi che può rientrare nell’esenzione anche il rimborso chilometrico riconosciuto al lavoratore per l’utilizzo del mezzo privato all’interno del Comune, a condizione che:
- sia calcolato in base alla percorrenza effettiva;
- tenga conto del tipo di veicolo utilizzato;
- sia determinato secondo le tabelle ACI;
- la trasferta sia adeguatamente comprovata e documentata.
È un chiarimento importante, perché supera il precedente approccio più restrittivo e consente una gestione più coerente anche delle trasferte brevi o locali.
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Trasferte FUORI Comune: i tre sistemi di rimborso
Quando la trasferta avviene fuori dal Comune in cui si trova la sede abituale di lavoro, l’art. 51, comma 5, TUIR prevede tre diversi sistemi di gestione fiscale delle somme riconosciute al dipendente rimborso forfetario, misto e analitico.
La scelta del sistema deve essere effettuata con riferimento all’intera trasferta: non è possibile, per la stessa trasferta, applicare un criterio per alcune giornate e un criterio diverso per altre.
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- Rimborso FORFETARIO
Nel sistema forfetario il datore riconosce al dipendente un’indennità giornaliera di trasferta, senza necessità di documentare analiticamente tutte le spese sostenute.
L’indennità non concorre a formare reddito entro i limiti di:
- 46,48 euro al giorno per trasferte in Italia;
- 77,47 euro al giorno per trasferte all’estero.
Sono comunque rimborsabili separatamente, senza tassazione, le spese di viaggio e trasporto, se idoneamente documentate.
ESEMPIO PRATICO: Un dipendente va in trasferta da Vicenza a Bologna per un giorno. L’azienda riconosce:
- indennità forfetaria: 46,48 euro;
- rimborso treno: 35 euro, documentato dal biglietto.
In questo caso, l’indennità resta esente entro il limite di 46,48 euro e il rimborso del treno non concorre a reddito, perché documentato. Se invece l’azienda riconoscesse un’indennità forfetaria di 60 euro, la parte eccedente 13,52 euro sarebbe imponibile.
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- Rimborso MISTO
Il sistema misto si utilizza quando l’azienda riconosce al dipendente una indennità forfetaria ridotta, ma rimborsa anche alcune spese specifiche, in particolare vitto e/o alloggio. In questo caso, i limiti esenti dell’indennità si riducono:
- se viene rimborsato vitto oppure alloggio, il limite di esenzione dell’indennità si riduce di un terzo;
- se vengono rimborsati sia vitto sia alloggio, il limite si riduce di due terzi.
Per le trasferte in Italia:
- limite ordinario: 46,48 euro;
- con rimborso di vitto oppure alloggio: circa 30,99 euro;
- con rimborso di vitto e alloggio: circa 15,49 euro.
ESEMPIO PRATICO: Un dipendente di un’azienda di Venezia va in trasferta a Milano per due giorni. L’azienda paga direttamente l’hotel e rimborsa il pranzo documentato. In più riconosce al dipendente un’indennità giornaliera. Poiché sono rimborsati sia vitto sia alloggio, l’indennità esente non può essere pari a 46,48 euro, ma si riduce a circa 15,49 euro al giorno. Quindi, per ciascun giorno di trasferta:
- hotel rimborsato/documentato: esente;
- vitto rimborsato/documentato: esente, se ricorrono anche le condizioni di tracciabilità quando richieste;
- indennità aggiuntiva: esente fino a 15,49 euro.
Se l’azienda riconosce 15,49 euro al giorno, l’importo resta esente. Se riconosce 25 euro al giorno, la differenza di circa 9,51 euro diventa imponibile.
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- Rimborso ANALITICO
Nel sistema analitico il dipendente viene rimborsato sulla base delle spese effettivamente sostenute e documentate. Possono essere rimborsate senza tassazione, se correttamente documentate e nel rispetto delle condizioni di tracciabilità quando richieste:
- spese di vitto;
- spese di alloggio;
- spese di viaggio;
- spese di trasporto.
In aggiunta, l’art. 51, comma 5, TUIR consente di rimborsare anche altre spese ulteriori, diverse da vitto, alloggio, viaggio e trasporto, anche se non documentabili, purché analiticamente attestate dal dipendente, entro il limite di:
- 15,49 euro al giorno per trasferte in Italia;
- 25,82 euro al giorno per trasferte all’estero.
Questa è la voce che, nella pratica, genera spesso dubbi. Non si tratta di una “diaria libera” sempre utilizzabile, ma di un piccolo rimborso per spese accessorie sostenute in trasferta, come ad esempio:
- telefono;
- lavanderia;
- mance;
- deposito bagagli;
- piccole spese non facilmente documentabili.
ESEMPIO PRATICO: Un dipendente va in trasferta fuori Comune per una giornata. Presenta:
- ricevuta pranzo: 18 euro;
- biglietto treno: 22 euro;
- taxi: 15 euro, pagato con carta;
- dichiarazione interna per piccole spese varie: 10 euro.
Nel sistema analitico:
- pranzo: rimborsabile senza tassazione, se documentato e pagato in modo tracciabile quando richiesto;
- treno: rimborsabile senza tassazione;
- taxi: rimborsabile senza tassazione se documentato e pagato in modo tracciabile;
- piccole spese varie: rimborsabili senza tassazione entro il limite di 15,49 euro.
Quindi i 10 euro sono esenti.
Se invece il dipendente indica piccole spese varie per 20 euro, saranno esenti solo 15,49 euro, mentre la differenza di 4,51 euro concorrerà a formare reddito. Attenzione: i 15,49 euro non sono sempre aggiuntivi.
È importante non confondere due ipotesi diverse.
Nel rimborso misto, i 15,49 euro rappresentano la quota massima di indennità esente quando al dipendente vengono rimborsati sia vitto sia alloggio.
Nel rimborso analitico, invece, i 15,49 euro rappresentano il limite massimo giornaliero per rimborsare altre piccole spese diverse da vitto, alloggio, viaggio e trasporto, anche se non documentabili, purché indicate dal dipendente.
Quindi:
| Caso | Cosa rappresentano i 15,49 euro |
| Rimborso misto | Quota massima di indennità giornaliera esente quando sono rimborsati vitto e alloggio |
| Rimborso analitico | Limite massimo giornaliero per piccole spese ulteriori non documentabili |
| Rimborso forfetario | Non è il limite ordinario: il limite ordinario è 46,48 euro in Italia |
Esempio finale riepilogativo
Dipendente in trasferta fuori Comune in Italia per un giorno.
Caso A – Forfetario
L’azienda dà 46,48 euro di diaria + rimborso treno documentato. Risultato: tutto esente.
Caso B – Misto
L’azienda rimborsa pranzo e hotel e dà anche 15,49 euro di diaria. Risultato: tutto esente, se le spese sono documentate e tracciate quando richiesto.
Caso C – Analitico
L’azienda rimborsa pranzo, hotel, treno, taxi e in più riconosce 15,49 euro per piccole spese attestate dal dipendente. Risultato: i 15,49 euro sono esenti solo se riferiti ad altre spese accessorie, ulteriori rispetto a vitto, alloggio, viaggio e trasporto.
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ATTENZIONE: nel rimborso ANALITICO, è prudente — necessario sul piano documentale — che il dipendente presenti una richiesta/dichiarazione di rimborso per ottenere la c.d. diaria di 15,49 euro esente. Non serve necessariamente una “fattura” o uno scontrino per quelle spese, perché l’art. 51, comma 5, TUIR consente il rimborso di altre spese, anche non documentabili, fino a 15,49 euro al giorno in Italia e 25,82 euro all’estero. Però devono essere analiticamente attestate dal dipendente.
Quindi non è una diaria automatica “perché sei andato in trasferta”. È un rimborso di piccole spese ulteriori, che il lavoratore dichiara di aver sostenuto. Un esempio di dichiarazione può essere: “Il sottoscritto dichiara di aver sostenuto, in occasione della trasferta del giorno … presso …, ulteriori spese accessorie non documentabili per complessivi euro 15,49.” Questa dichiarazione può stare direttamente nella nota spese.
Diverso è il caso del rimborso MISTO: lì i 15,49 euro possono essere la quota residua di indennità di trasferta esente quando l’azienda rimborsa sia vitto sia alloggio. In quel caso non è il rimborso di “altre spese non documentabili”, ma una diaria ridotta prevista dal regime misto.
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Tracciabilità dei pagamenti: quando è necessaria
La novità più significativa riguarda l’obbligo di pagamento tracciabile per alcune categorie di spesa. I rimborsi delle spese di:
- vitto;
- alloggio;
- viaggio e trasporto mediante taxi;
- noleggio con conducente (NCC);
non concorrono a formare il reddito del lavoratore solo se tali spese sono sostenute con strumenti di pagamento tracciabili. Lo stesso requisito rileva anche ai fini della deducibilità del costo per l’impresa.
L’obbligo riguarda le trasferte e missioni effettuate in Italia, sia nel Comune sia fuori Comune, e opera a prescindere dal sistema di rimborso adottato: analitico, misto o forfetario, nei limiti in cui vengano rimborsate analiticamente le spese interessate.
Successivamente, il D.L. n. 84/2025 ha circoscritto l’obbligo di tracciabilità alle sole spese sostenute nel territorio dello Stato, escludendo quindi le trasferte all’estero da tale vincolo.
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Trasferte all’estero: niente obbligo di tracciabilità
Un chiarimento particolarmente utile riguarda le trasferte fuori Italia. La circolare n. 15/E dell’Agenzia delle Entrate conferma che, per effetto delle modifiche introdotte dal D.L. n. 84/2025, la condizione della tracciabilità non è richiesta per le spese sostenute all’estero. La scelta nasce dall’esigenza di evitare difficoltà operative nei Paesi in cui gli strumenti di pagamento tracciabile non sono diffusi o non sono facilmente utilizzabili.
Resta naturalmente fermo l’obbligo di documentare correttamente la spesa, secondo le regole ordinarie applicabili al regime di rimborso adottato.
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Taxi, NCC e piattaforme digitali
L’obbligo di tracciabilità riguarda espressamente gli autoservizi pubblici non di linea, quindi:
- taxi;
- noleggio con conducente;
- servizi equivalenti resi tramite piattaforme digitali, se riconducibili a tale ambito.
Di conseguenza, se il lavoratore sostiene in Italia una spesa per taxi o NCC e chiede il rimborso, il pagamento deve essere stato eseguito con mezzi tracciabili affinché il rimborso non concorra al reddito.
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Pedaggi e parcheggi: esenti anche se pagati in contanti
La circolare fornisce chiarimenti molto utili anche sulle spese di viaggio. I pedaggi autostradali, se debitamente documentati, non concorrono a formare il reddito del lavoratore anche se pagati in contanti, sia per trasferte nel Comune sia per trasferte fuori Comune. Analogo principio vale per le spese di parcheggio, che vengono ricondotte tra le spese di viaggio. Il rimborso è esente se supportato da documentazione idonea a identificare in modo certo e univoco la sosta e il veicolo. In questi casi la tracciabilità non è richiesta, perché l’obbligo riguarda specificamente taxi e NCC, non tutte le spese di viaggio in senso ampio.
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Trasporti pubblici di linea: nessun obbligo di pagamento tracciabile
Non rientrano nell’obbligo di tracciabilità i rimborsi relativi ai titoli di viaggio per trasporti pubblici di linea, come:
- autobus;
- treni;
- aerei;
- navi.
Questi rimborsi restano esclusi dalla formazione del reddito secondo le regole ordinarie, purché correttamente documentati, indipendentemente dal mezzo di pagamento utilizzato.
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Imposta di soggiorno: collegata all’alloggio
La circolare precisa inoltre che la tassa o imposta di soggiorno, quando sostenuta dal dipendente in trasferta, è strettamente collegata alla spesa di alloggio.
Di conseguenza, se la spesa è sostenuta in Italia, anche per tale voce assume rilievo la tracciabilità del pagamento, in coerenza con il trattamento previsto per l’alloggio.
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Redditi assimilati al lavoro dipendente
Le nuove regole non riguardano solo i lavoratori dipendenti in senso stretto. Per effetto del richiamo dell’art. 52 TUIR all’art. 51 TUIR, le novità in materia di trasferte e tracciabilità si applicano anche ai titolari di redditi assimilati al lavoro dipendente, quali, ad esempio:
- collaboratori coordinati e continuativi;
- amministratori;
- stagisti;
- altri soggetti fiscalmente assimilati.
Anche per queste figure, quindi, occorre verificare la corretta documentazione delle spese e, quando richiesto, la tracciabilità del pagamento.
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Come provare il pagamento tracciabile
L’Agenzia delle Entrate individua diverse modalità per dimostrare che il pagamento è avvenuto con strumenti tracciabili. A titolo esemplificativo, possono essere utilizzati:
- ricevuta della carta di credito;
- ricevuta della carta di debito;
- copia del bollettino postale;
- MAV;
- ricevuta PagoPA;
- conferma di pagamento tramite applicazioni o istituti di moneta elettronica;
- estratto conto, in via residuale.
L’estratto conto non è la prova principale, ma può essere utilizzato quando non siano disponibili altri documenti. In tal caso, il lavoratore deve fornire al datore di lavoro solo le informazioni strettamente necessarie alla gestione della nota spese, oscurando dati ulteriori o non pertinenti, nel rispetto della riservatezza.
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Lavoro autonomo e reddito d’impresa: il principio si estende
La circolare affronta anche i riflessi delle nuove regole sul lavoro autonomo e sul reddito d’impresa.
Per il lavoro autonomo, le spese sostenute nel territorio dello Stato per vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante taxi e NCC, se riaddebitate analiticamente al committente, possono concorrere al reddito del professionista se non pagate con strumenti tracciabili.
Per le imprese, la deducibilità delle spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante taxi e NCC, nonché dei rimborsi analitici relativi alle medesime spese sostenute per trasferte dei dipendenti o corrisposti a lavoratori autonomi, è subordinata all’utilizzo di strumenti tracciabili.
Anche le spese di rappresentanza sono interessate dal nuovo impianto, con regole specifiche ai fini della deducibilità.
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Schema operativo per le aziende
In sintesi, per gestire correttamente le note spese di trasferta, le aziende dovrebbero verificare:
| Tipologia di spesa | Pagamento tracciabile richiesto? | Nota operativa |
| Vitto in Italia | Sì | Necessario per esenzione/deducibilità |
| Alloggio in Italia | Sì | Inclusa imposta di soggiorno |
| Taxi / NCC in Italia | Sì | Anche tramite piattaforme digitali |
| Trasporti pubblici di linea | No | Serve comunque documentazione |
| Pedaggi autostradali | No | Esenti se documentati |
| Parcheggi | No | Documentazione idonea su sosta e veicolo |
| Rimborso chilometrico | No | Calcolo secondo tabelle ACI |
| Spese estero | No | Resta necessaria la documentazione |
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Indicazioni pratiche per aggiornare le procedure interne
Alla luce dei chiarimenti dell’Agenzia delle Entrate, è opportuno che le aziende:
- aggiornino le proprie policy trasferte;
- modifichino i modelli di nota spese;
- informino dipendenti, collaboratori e amministratori sull’obbligo di tracciabilità;
- distinguano chiaramente tra spese soggette e non soggette a tracciabilità;
- richiedano documenti idonei a comprovare sia la spesa sia, quando necessario, il pagamento;
- prevedano regole di oscuramento dei dati in caso di utilizzo dell’estratto conto;
- coordinino amministrazione del personale e contabilità, poiché il tema incide sia sulla tassazione del lavoratore sia sulla deducibilità del costo.
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Conclusione
La Circolare n. 15/E/2025 rappresenta un utile punto di raccordo tra le novità introdotte dal decreto delegato IRPEF, dalla Legge di Bilancio 2025 e dal successivo decreto fiscale.
Il messaggio operativo è chiaro: non tutte le spese di trasferta richiedono pagamento tracciabile, ma per vitto, alloggio, taxi e NCC sostenuti in Italia la tracciabilità diventa condizione essenziale per il corretto trattamento fiscale.
Per le aziende, il tema non è solo fiscale, ma organizzativo: una gestione imprecisa delle note spese può generare imponibilità in capo al lavoratore, indeducibilità del costo e difficoltà in sede di controllo.
Una policy trasferte aggiornata e una corretta informazione dei lavoratori rappresentano quindi il primo presidio operativo per evitare errori.