La trasparenza retributiva è destinata a diventare uno dei temi centrali nella gestione dei rapporti di lavoro dei prossimi anni.
Non si tratta soltanto di un principio etico o reputazionale, ma di una materia che coinvolge direttamente organizzazione aziendale, politiche salariali, gestione del personale, privacy, relazioni sindacali e rischio di contenzioso.
Con il D. Lgs. 96/2026, in vigore dal 7 giugno 2026, in attuazione della Direttiva UE 2023/970, anche l’Italia ha introdotto una disciplina specifica volta a rafforzare il principio della parità di retribuzione tra uomini e donne per uno stesso lavoro o per un lavoro di pari valore.
Il messaggio di fondo è chiaro: la retribuzione non potrà più essere gestita come una “zona opaca”, affidata esclusivamente a prassi interne non formalizzate, valutazioni occasionali o accordi individuali privi di adeguata documentazione.
La nuova disciplina non impone una parità aritmetica tra tutti i lavoratori. Le differenze retributive continueranno ad essere possibili, ma dovranno essere spiegabili, coerenti, fondate su criteri oggettivi e non discriminatorie.
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Dalla retribuzione “decisa” alla retribuzione “spiegabile”
Tradizionalmente, il sistema giuridico vietava le discriminazioni retributive, ma lasciava spesso al lavoratore il difficile compito di dimostrarle.
Con la nuova disciplina cambia la prospettiva: la parità salariale diventa un diritto più facilmente verificabile, anche attraverso obblighi informativi e strumenti di trasparenza.
Il datore di lavoro dovrà quindi essere in grado di:
- spiegare come si forma la retribuzione;
- dimostrare i criteri utilizzati;
- giustificare eventuali differenze economiche;
- documentare l’assenza di discriminazioni dirette o indirette;
- gestire correttamente eventuali richieste di informazioni da parte dei lavoratori.
In pratica, la gestione salariale diventa parte integrante della corretta organizzazione aziendale.
Questo aspetto è particolarmente importante per le piccole e medie imprese, nelle quali molte decisioni retributive nascono spesso da prassi, esigenze contingenti, trattative individuali o valutazioni non sempre formalizzate.
La nuova disciplina non vieta la flessibilità. Richiede però che tale flessibilità sia ordinata, tracciabile e giustificabile.
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Chi riguarda la nuova disciplina
La normativa riguarda i datori di lavoro pubblici e privati e si applica ai rapporti di lavoro subordinato, a tempo determinato e indeterminato, anche a tempo parziale, comprese le posizioni dirigenziali.
Sono esclusi alcuni rapporti particolari, come apprendistato, lavoro domestico e lavoro intermittente.
Alcuni obblighi riguardano anche i candidati all’assunzione, già nella fase precedente all’instaurazione del rapporto.
Gli obblighi più strutturati di comunicazione periodica dei dati sul divario retributivo di genere riguardano le aziende di maggiori dimensioni. Tuttavia, i principi generali di trasparenza interessano anche le imprese più piccole.
È quindi errato pensare che le PMI siano del tutto estranee alla nuova disciplina.
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Prima dell’assunzione: più attenzione agli annunci di lavoro
Una delle novità più concrete riguarda la fase di selezione del personale.
Negli avvisi e negli annunci di lavoro dovranno essere fornite indicazioni sulla retribuzione iniziale o sulla fascia retributiva prevista per la posizione.
Inoltre, il datore di lavoro non potrà chiedere al candidato informazioni sulle retribuzioni percepite negli attuali o precedenti rapporti di lavoro.
Il divieto vale non solo per le richieste dirette, ma anche per quelle indirette, comprese quelle eventualmente effettuate tramite società di selezione, recruiter o head hunter.
Anche annunci, titoli professionali e procedure di selezione dovranno essere formulati in modo neutro rispetto al genere.
In concreto, prima di pubblicare un annuncio sarà opportuno definire almeno:
- posizione ricercata;
- mansioni;
- livello di inquadramento ipotizzato;
- CCNL applicato;
- fascia retributiva indicativa;
- criteri oggettivi che possono incidere sulla collocazione del candidato all’interno della fascia.
Formule generiche come “retribuzione commisurata all’esperienza” o “compenso da definire in sede di colloquio” potrebbero non essere più sufficienti, se non accompagnate da un’indicazione almeno orientativa della fascia economica prevista.
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Durante il rapporto: criteri retributivi accessibili e coerenti
Durante il rapporto di lavoro, il datore dovrà rendere accessibili ai lavoratori i criteri utilizzati per determinare la retribuzione, i livelli retributivi e, ove presenti, le regole di progressione economica.
Il punto essenziale è che tali criteri dovranno essere:
- oggettivi;
- coerenti;
- neutri rispetto al genere;
- non arbitrari;
- documentabili.
Per molte aziende il vero tema non sarà tanto il livello retributivo applicato, quanto l’assenza di una spiegazione ordinata delle differenze esistenti tra lavoratori.
Pensiamo, ad esempio, a superminimi riconosciuti nel tempo, premi individuali, benefit concessi solo ad alcuni lavoratori, aumenti attribuiti in modo informale, differenze nate in sede di assunzione o di trattativa individuale.
Tutti questi elementi non sono necessariamente illegittimi. Tuttavia, in futuro sarà sempre più importante poterne spiegare la ragione.
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Retribuzione: una nozione ampia
Uno degli aspetti più delicati riguarda la nozione di retribuzione.
Non si guarda soltanto al minimo tabellare o alla paga base. Possono assumere rilievo, a seconda dei casi:
- paga base;
- superminimi;
- premi individuali;
- bonus;
- indennità;
- fringe benefit;
- auto aziendale a uso promiscuo;
- welfare aziendale;
- benefit concessi ad personam;
- componenti variabili o discrezionali.
Proprio per questo, diventa essenziale distinguere tra componenti stabili e strutturali della retribuzione e componenti realmente occasionali, temporanee o non strutturali.
Un premio una tantum, ad esempio, non ha la stessa funzione di un superminimo fisso riconosciuto da anni. Allo stesso modo, un benefit stabile collegato al ruolo può avere un peso diverso rispetto a una concessione occasionale.
Queste distinzioni, che fino a ieri potevano sembrare solo tecniche, diventeranno sempre più rilevanti nella gestione quotidiana del personale.
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Stesso lavoro e lavoro di pari valore
Il cuore tecnico della riforma ruota attorno a due concetti: stesso lavoro e lavoro di pari valore.
Per “stesso lavoro” si intende, in estrema sintesi, una prestazione svolta con mansioni identiche o riconducibili allo stesso livello retributivo e alla stessa categoria legale di inquadramento previsti dal CCNL applicato.
Per “lavoro di pari valore” si intende invece una prestazione anche diversa, ma comparabile per competenze richieste, responsabilità, condizioni di lavoro e altri fattori pertinenti alla posizione.
Questo è un punto molto importante: la comparazione non riguarda soltanto lavoratori che svolgono mansioni identiche. Può riguardare anche ruoli diversi, ma di valore professionale comparabile.
Per questo motivo, la sola lettura del cedolino non sarà sempre sufficiente. Potranno assumere rilievo anche l’organigramma aziendale, le mansioni effettive, il livello di autonomia, le responsabilità attribuite, l’eventuale coordinamento di altre persone e il contesto organizzativo in cui il lavoratore opera.
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Il ruolo dei CCNL
I contratti collettivi nazionali di lavoro assumono un ruolo decisivo.
L’applicazione di un CCNL sottoscritto da organizzazioni comparativamente più rappresentative, dotato di sistemi di classificazione, inquadramento e trattamento economico strutturati, costituisce una base importante per dimostrare la correttezza del sistema retributivo aziendale.
Tuttavia, applicare correttamente il CCNL non mette automaticamente al riparo da ogni rischio.
Le possibili criticità possono infatti nascere da trattamenti individuali o scelte aziendali non adeguatamente motivate, come:
- superminimi discrezionali;
- premi non collegati a criteri chiari;
- benefit selettivi;
- progressioni economiche non documentate;
- differenze retributive tra colleghi difficili da spiegare;
- prassi consolidate ma non formalizzate.
Il CCNL resta quindi il punto di partenza, ma non sempre è sufficiente a spiegare tutto ciò che accade nella concreta gestione del rapporto di lavoro.
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Il diritto individuale di informazione del lavoratore
Uno dei passaggi più rilevanti della nuova disciplina è il diritto del lavoratore di ottenere informazioni sui livelli retributivi medi, ripartiti per sesso, delle categorie di lavoratori che svolgono lo stesso lavoro o un lavoro di pari valore.
La risposta dovrà essere fornita per iscritto entro due mesi dalla richiesta.
Questo non significa che il lavoratore possa conoscere la retribuzione individuale di un collega. La trasparenza retributiva non coincide con la pubblicità generalizzata degli stipendi personali.
Le informazioni dovranno essere aggregate, pertinenti e costruite in modo da evitare la conoscibilità diretta o indiretta delle condizioni economiche individuali di altri lavoratori.
Il tema è particolarmente delicato nelle aziende più piccole, dove un gruppo comparabile composto da poche persone potrebbe rendere facilmente identificabile il trattamento economico del singolo lavoratore.
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L’informativa annuale ai lavoratori
La disciplina prevede anche un obbligo annuale di informare tutti i lavoratori dell’esistenza del diritto di richiedere informazioni sui livelli retributivi medi e delle modalità per esercitarlo.
Si tratta di un adempimento apparentemente semplice, ma importante.
L’informativa annuale non deve necessariamente contenere già fasce salariali, medie retributive o gruppi comparabili. Serve, invece, a comunicare ai lavoratori che il diritto esiste e a indicare il canale attraverso cui può essere esercitato.
È opportuno che tale comunicazione sia chiara, uniforme e tracciabile, così da poter dimostrare l’avvenuto adempimento.
Per le aziende, anche di piccole dimensioni, questo rappresenta uno dei primi passaggi pratici da gestire.
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Privacy: un nodo operativo centrale
Uno dei temi più delicati sarà il bilanciamento tra trasparenza retributiva e tutela dei dati personali.
Nelle aziende piccole, o nei reparti con pochi lavoratori, anche un dato apparentemente aggregato potrebbe rendere identificabile la retribuzione di una specifica persona.
Serviranno quindi cautele nella gestione di:
- richieste individuali;
- individuazione dei gruppi comparabili;
- dati medi da comunicare;
- aggregazione delle informazioni;
- conservazione della documentazione.
Questo conferma che la risposta a una richiesta del lavoratore non dovrebbe essere improvvisata, né gestita come una semplice comunicazione amministrativa.
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Reporting sul divario retributivo di genere
Per le aziende di maggiori dimensioni sono previsti obblighi periodici di raccolta e comunicazione dei dati sul divario retributivo di genere.
In linea generale, il calendario è graduato in base al numero di dipendenti:
- aziende con almeno 250 dipendenti: obbligo annuale;
- aziende da 150 a 249 dipendenti: obbligo triennale;
- aziende da 100 a 149 dipendenti: obbligo triennale a decorrere dal 2031;
- aziende sotto i 100 dipendenti: nessun obbligo periodico di reporting, ferma restando l’applicazione dei principi generali.
La gradualità degli obblighi non deve però essere letta come un invito all’attesa.
Anche le imprese non soggette al reporting periodico dovranno gestire correttamente annunci, assunzioni, criteri retributivi, informativa annuale, eventuali richieste individuali, superminimi, premi e benefit.
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Le PMI sono davvero escluse? No
Molti obblighi più complessi riguardano le aziende con almeno 100 dipendenti.
Tuttavia, le piccole e medie imprese non possono considerarsi estranee alla nuova disciplina.
Restano infatti rilevanti:
- la corretta gestione degli annunci di lavoro;
- il divieto di chiedere la retribuzione pregressa ai candidati;
- l’informativa annuale ai lavoratori;
- il diritto individuale di richiesta;
- la gestione di superminimi, premi e benefit;
- la necessità di motivare differenze retributive significative;
- la tutela dei dati personali;
- il rischio di contestazioni individuali.
Anche una micro-azienda può trovarsi a dover rispondere a una richiesta di informazioni da parte di un lavoratore. Anzi, proprio nelle realtà più piccole il tema può essere ancora più delicato, perché il rischio di identificare indirettamente le retribuzioni dei colleghi è più elevato.
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Cosa fare oggi: un approccio proporzionato
Non tutte le aziende devono fare tutto nello stesso momento.
La risposta corretta deve essere proporzionata alla dimensione aziendale, alla struttura organizzativa, al numero di dipendenti, alla presenza di ruoli comparabili, alla frequenza delle assunzioni e all’esistenza di trattamenti individuali differenziati.
Per molte imprese, soprattutto di piccole dimensioni, il primo passo può consistere in attività semplici ma ordinate:
- predisporre l’informativa annuale ai lavoratori;
- individuare il canale per eventuali richieste;
- conservare prova dell’avvenuta comunicazione;
- evitare risposte improvvisate ai lavoratori;
- predisporre modelli di annuncio conformi alla nuova disciplina;
- iniziare a mappare ruoli, mansioni, livelli e principali componenti retributive;
- motivare per iscritto eventuali superminimi, premi, benefit o trattamenti individuali.
Per aziende più strutturate può essere opportuno avviare anche una mappatura più ampia di organigramma, ruoli, livelli, responsabilità, autonomia, componenti retributive fisse e variabili, così da disporre di dati ordinati in caso di richiesta o di futuri obblighi di comunicazione.
La finalità non è burocratizzare la gestione del personale, ma evitare che decisioni legittime diventino difficili da difendere solo perché non documentate.
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Il ruolo strategico del Consulente del Lavoro
La trasparenza retributiva non è soltanto un tema legale, né soltanto un tema paghe.
È un punto di incontro tra normativa, contrattazione collettiva, organizzazione aziendale, dati retributivi, gestione delle persone e conoscenza concreta dell’impresa.
Per questo motivo il Consulente del Lavoro assume un ruolo strategico.
Nella maggior parte delle piccole e medie imprese, il Consulente del Lavoro è l’interlocutore che conosce meglio la storia dell’azienda, i contratti applicati, gli inquadramenti, le prassi retributive, le assunzioni, le trasformazioni, le progressioni, i superminimi e le particolarità dei singoli rapporti.
Il valore aggiunto consiste nell’accompagnare l’impresa nella costruzione di un sistema coerente, proporzionato e sostenibile, capace di tenere insieme:
- rispetto della normativa;
- corretta applicazione del CCNL;
- tutela dell’azienda;
- equità interna;
- riservatezza dei dati personali;
- esigenze organizzative;
- sostenibilità economica delle scelte retributive.
Il Consulente del Lavoro può aiutare l’impresa a trasformare un nuovo obbligo normativo in un’occasione per mettere ordine nella gestione del personale, prevenire criticità e rendere più solide le decisioni aziendali.
Questo è particolarmente vero nel tessuto produttivo italiano, caratterizzato da molte micro e piccole imprese, nelle quali spesso non esiste una funzione HR strutturata e molte decisioni vengono prese direttamente dal titolare o dalla direzione.
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Conclusioni
La trasparenza retributiva non è una semplice novità normativa. È un cambiamento nel modo di gestire le retribuzioni e, più in generale, i rapporti di lavoro.
Le aziende che mantengono sistemi salariali poco leggibili, molto personalizzati e scarsamente documentati potrebbero trovarsi esposte a richieste individuali, tensioni interne, contestazioni o difficoltà nel giustificare differenze economiche nate nel tempo.
Le aziende che inizieranno gradualmente a mettere ordine nei propri strumenti, invece, potranno affrontare la nuova disciplina con maggiore serenità.
Il punto non è eliminare ogni differenza retributiva. Il punto è essere in grado di spiegarla.
Per questo è opportuno muoversi per tempo, con un approccio proporzionato alla dimensione aziendale e alla concreta organizzazione del lavoro.
Proprio in questa prospettiva, lo Studio sta predisponendo alcuni strumenti operativi per accompagnare le aziende nell’applicazione graduale della nuova disciplina, a partire dai primi adempimenti informativi e dalla gestione corretta delle eventuali richieste dei lavoratori.
I clienti dello Studio saranno contattati direttamente nei prossimi giorni per valutare, caso per caso, le attività più opportune in base alla dimensione aziendale e alla struttura organizzativa.
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Lo Studio resta a disposizione per ogni chiarimento e per valutare, caso per caso, le corrette modalità applicative.